چک لیست نمایشگاه و اقدامات لازم در غرفه نمایشگاهی
چک لیست کار هایی که بهتر است قبل از شروع برگزاری نمایشگاه انجام گردد:
تهیه چک لیست نمایشگاه یکی از مهم ترین اقداماتی میباشد که شما باید قبل از برپایی غرفه تهیه کنید.
- آماده سازی و آموزش راه های افزایش فروش در غرفه نمایشگاهی به پرسنل و رزرو مکان اقامت پرسنل در زمان نمایشگاه
- جمع آوری کردن بانک اطلاعاتی مشتریان و بازارهای و طبقه بندی کردن بانک اطلاعات
در نمایشگاه ها یکی از راه های همیشگی ثبت اطلاعات روی کارت های مخصوص است که بعدا در دفتر شرکت بایگانی شود.
هر چقدر روابط عمومی قویتر باشد احتمال موفقیت شما در نمایشگاه بیشتر خواهد بود. فعالیت های روابط عمومی باید کاری کنند که اشخاص مورد نظر به سوی غرفه شما جذب شوند. باید با لوازم ارتباط جمعی به گونه ای رابطه نزدیک برقرار کنید و قبل از شروع نمایشگاه اطلاعات شما در اختیاربازدیدکنندگان بگزارید. پس سعی کنید بیش از دیگر غرفه ها پای مطبوعات را به غرفه خود باز کنید
به علاوه رابطه نزدیک با روابط عمومی و مدیریت سازمان نمایشگاه داشته باشید و تبلیغات خود را با برنامه های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه برنامه ریزی کنید.
چک لیست نمایشگاهی قبل از شروع نمایشگاه
- ارسال دعوتنامه برای مشتریان
- ارسال آگهی در مجلات تخصصی و محلی
- آماده سازی نمونه های کالا
- آماده سازی وسایل اطلاع رسانی (کارت ویزیت، رزومه، پوستر، کاتالوگ، بروشور، سی دی مولتی مدیا و …)
- آماده سازی هدایای تبلیغاتی در چند دسته
- آماده سازی وسایل پذیرایی داخل غرفه ( شیرینی، میوه، شربت، ظروف یکبار مصرف و …)
- تحقیق در مورد تاکتیک ها و تکنیک های رقبا برای حضور در نمایشگاه.
- مشاهده پلان نمایشگاه و مشخص کردن جایگاه غرفه نمایشگاهی و درصورت نیاز تغییر جای غرفه و درنظر گرفتن محل دید و تردد مناسب.
- انجام طراحی غرفه با درنظر گرفتن مواردی که در مقاله غرفه سازی و افزایش آمار فروش نوشته شده
- تهیه یونیفرم برای افراد حاضر در غرفه با لوگوی شرکت
- تهیه فرم برای بازدیدکنندگان
- تهیه سایر فرم ها و لیست های مد نظر مدیران
- پیش بینی کادر تخصصی شامل: کارشناس فنی مربوطه، کارشناس بازرگانی برای جذب و امضای قرارداد، نیروهای کمکی جهت ارتباط با مراجعه کنندگان، مسئول غرفه.
- تدریس تکنیک های برخورد در نمایشگاه به پرسنل
- هماهنگ کردن قرارهای ملاقات خاص با مدیران ارشد کارفرما در نمایشگاه.
- توجیه یک یا چند نیرو جهت جمع آوری اطلاعات کلیه رقبای حاضر در نمایشگاه، اعم از لیست محصولات، لیست قیمت، شرایط فروش، کانالهای توزیع و شناسایی مدیریت و ارزیابی قابلیتهای شرکت کنندگان.
- برنامه ریزی شیفت پاسخگوی نیروهای مستقر در غرفه و چک کردن برنامه ها با توجه به زمانبندی در نظر گرفته شده.
- قرار دادن یک نماینده با اختیارات لازم در نمایشگاه.
- چک کردن آموزش پرسنل.
- گزارش گیری عملیات قبل از نمایشگاه.
خدمات پذیرایی در غرفه در اقدامات قبل از نمایشگاه
از دیگر اقداماتی که در غرفه انجام میشود، پذیرایی از مهمان ها و بازدیدکننده ها می باشد.
چنانچه شما در غرفه جایگاه های VIP و CIP داشته باشید باید برای مهمان های ویژه باید تدارکاتی برای پذیرایی از قبل آماده کرده باشید و برای ناهار پرسنل غرفه فکری کرده باشید و جایگاهی در نظر بگیرید خدمات پذیرایی شامل :
- منوی پذیرایی از مهمان ها
- آب سرد کن و آب جوش
- ظروف مورد نیاز برای پذیرایی
- تعیین رستوران مورد نظر برای ناهار
- میوه و شیرینی
- قسمتی از غرفه را برای آماده سازی این خدمات در نظر بگیرید که جلو چشم انجام نگیرد.
فرمهایی جهت کمک به برگزاری بهتر نمایشگاه در سال های آتی
این قبیل ابزارها منجر به منظم شدن فعالیت ها و امکان پیگیری به موقع و جلوگیری از فراموشی و تقسیم مسولیت ها خواهد شد.
از جمله فرم های نمایشگاه می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- فرم تدوین اهداف
- فرم پیش بینی بودجه
- فرم چک لیست تجهیزات غرفه
- فرم مشخصات بازدیدکنندگان
- فرم ثبت وقایع مهم
- فرم گزارش نهایی در پایان نمایشگاه
چک لیست ملزومات تبلیغاتی و تزئیناتی:
- استند (استند محصولات )
- بنرهای دورتادور غرفه و بنرهای عنوانی
- بروشور
- کامپیوتر یا All in One
- لپتاپ
- گوش موبایل (پخش لایو در اینستاگرام)
- پاوربانک و شارژر
- اینترنت
- بلندگو، میکروفون
- پرچم رومیزی
- سیم اتصال بلندگو
- موسیقی نمایشگاهی
- تزئینات داخلی غرفه
- فیلم و تیزر تبلیغاتی
لوازم مورد نیاز اولیه غرفه نمایشگاهی:
- میز، صندلی (میز روبروی غرفه و داخلی )
- سیم و کابل و چند راهی
- خودکار ،مداد، ماژیک و دفترچه‌های یادداشت
- پوشه ،زیردستی
- چسب، منگنه، قیچی، تیغ ونوار چسب، قیچی و نوارهای پلاستیکی
- کارتون، سبد و کیف برای حمل سایر کالاها
- نمونه محصولات
- متون اطلاعاتی در خصوص کالاها و خدمات
- کاتالوگ ها
- فهرست و اطلاعات فروش
- فرم سفارش ها
- برچسب قیمت ها
- کارت سینه
- کارت ویزیت
- دوربین و ۳ پایه
- لوازم نورپردازی
- هدیه برای بازدید کنندگان
- هدیه برای مسئولین
- لوازم قرعه کشی وجوایز برای قرعه کشی
- پذیرایی از بازدید کنندگان
- لباس و پوشش هماهنگ و عطر خوب
- خوشبو کننده هوا ملایم
- سازه نمایشگاهی مناسب
- تجهیزات گرمایشی یا سرمایشی(باد بزن در فصل تابستان)
- کارگر
- برنامه ریزی روز نمایشگاه
- میز داخل غرفه + صندلی و رومیزی
- انواع گلدان و وسایل تزیینی
- ماشین حساب
- تنقلات، آب معدنی، چای و خوراکی
- قرص مسکن
موارد ذکر شده، لوازم اولیه برای حضور در نمایشگاه است. ضروری است هر شرکتی با توجه به ملاحظات و با همفکری کارکنان خود، موارد دیگری را به آنها بیفزاید و آنها را به صورت فهرستی منسجم برای حضور در تمامی نمایشگاه ها تهیه کند.
لیست اقدامات هنگام برگزاری نمایشگاه
- قبل از زمان گفته شده برای آماده سازی نهایی غرفه، در نمایشگاه حضور داشته باشید تا اطمینان یابید که هیچ یک از جزئیات از قلم نیفتاده اند.
- قبلاً با مسئولین برگزاری نمایشگاه، هماهنگ کنید تا مناسب ترین زمان را برای آماده سازی غرفه را بفهمید.
- تمامی تدارکات لازم را روز قبل از برگزاری نمایشگاه انجام دهید و در روز نمایشگاه تنها نمونه کالا ها و فروشگاه ها و سایر اطلاعات مورد نیاز را به غرفه بیاورید.
- پس از آماده سازی غرفه، آن را از منظر بازدیدکنندگان ارزیابی کنید و اطمینان یابید که همه چیز آماده شده و مطابق برنامه است.
پرسش های زیر را از خود بپرسید:
- با اولین نگاه، محصول یا خدماتتان برای بازدیدکنندگان قابل فهم است؟
- محصولاتی را که در معرض فروش قرار داده اید به درستی قیمت‌گذاری و جایگذاری شده اند؟
- آیا کاتالوگ ها و بروشورها و کارت ویزیت در دسترس بازدید کنندگان قرار گرفته اند؟
- آیا هدایای تبلیغاتی، در مکان مناسب قرار دارند؟
- آیا مسیر دستیابی به غرفه شما (از در ورودی نمایشگاه تا محل غرفه) به درستی اطلاع‌رسانی شده و قابل شناسایی است؟
- آیا در هنگام جاگذاری کالاها برخی از آنها را در زاویه دید مشتریان قرار داده اید تا توجه آنها را در هنگام عبور جلب کند؟
- آیا فعالیت های تبلیغاتی شما در محل غرفه، به وضوح قابل دیدن و شناسایی هستند؟
- آیا غرفه را به شیوه ای جذاب و مورد علاقه بازدیدکنندگان طراحی کرده اید؟
- به طور کلی غرفه شما در مقایسه با رقبا چه مزیتی دارد؟
- آیا برای کارکنان فروش خود مکان مناسبی را برای تسهیل در فرآیند فروش فراهم کرده اید؟
- آیا فضای فروش کالاها برای بازدیدکنندگان مناسب و سازماندهی شده است؟
پس از همه این موارد از فرصت نمایشگاه استفاده کنید و شرکت‌هایی را که می‌توانند با شما شبکه مناسبی تشکیل دهند و در فعالیت‌های آینده، تأمین کننده ی منابع مورد نیاز شما باشند و یا به عنوان متحدین استراتژیک برای شما تبدیل شوند، شناسایی کنید.
همانطور که خواندید، در این مقاله سعی شد اکثر چک لیست های مورد نیاز قبل از برگزاری نمایشگاه را در اختیار شما بگذاریم تا بتوانید با آمادگی کامل در نمایشگاه شرکت کنید و دچار سردرگمی نشوید و از رقبا پیشی بگیرید.
اگر شما علاقه مند به شرکت در نمایشگاه ، رزرو غرفه و طراحی غرفه در نمایشگاه های تبریز و شهر های دیگر هستید با ما تماس بگیرید.
تلفن : 36379294 (041)
تلفن همراه، واتساپ: 2652 415 0914
ایمیل : info@expofair.ir