تعریف غرفه

تعريف غرفه
غرفه مکان و محلی است برای ارايه کالا يا خدمات که بيشتر در نمايشگاهها معنی پيدا می کند ولی خاص آن نيست. در واقع غرفه نتيجه تمام تلاشها و هزينه هايی است که برای حضور در نمايشگاه و تبليغ و معرفی خود انجام داده ايم. بنابراين برای نتيجه گيری بهتر و به ثمر رسيدن زحمات و هزينه بايستی طراحی غرفه مناسب و هدفمندی داشته و برنامه ريزی دقيقی برای شرکت در نمايشگاه انجام دهيم.

اهميت طرح و ساخت غرفه

از آنجا که غرفه در حقيقت ويترين يک شرکت برای معرفی خود می­باشد، بسيار مهم است که از تمامی توان ممکن در طراحی و ساخت غرفه بهره برده شود. نمايشگاه مکانی است که خريدار و فروشنده در آن ملاقات می­کنند و خريداران هميشه به دنبال بهترينها هستند. نقش شرکت غرفه­ساز در اين است که به بهترين وجه شما را با بازديدکننده معرفی و عرضه می­نمايد و بازديدکنندگان همواره جذب طرح غرفه­های خاص می­شوند. اگر طرح و ساخت غرفه شما بهترين باشد، همواره اين حس در مخاطب شما به وجود خواهد آمد که توليد و خدمات شما نيز منطبق با سليقه­تان، بهترين است و شما متمايز از ديگران هستيد.

تقسيم بندی فضا در غرفه نمايشگاه
بر اساس نيازها، فضای در دسترس، نوع نمايشگاه، هزينه و موارد مشابه، غرفه شامل فضاهاي مختلفی می تواند باشد که تعدادی از آنها به شرح زير می باشند:
– ديواره های غرفه که می تواند از جنس نوپان و رنگ، فیبر 3 ميل، استراکچر، شيشه، ام دی اف با طرح برش يافته در سی-ان سی و يا روش های نوآورانه و خلاقانه ديگر باشد. در نظر باشد که ارتفاع ديواره معمولا محدود به قوانين هر نمايشگاه است.
– کفسازی که معمولا يک پله بلندتر از کف سالن در نظر گرفته می شود و عموماً از جنس پارکت لمينت، موکت و موارد مشابه است و بر زيبايی و جلوه غرفه می افزايد. حتی در برخی نمايشگاههای خاص از قبيل نمايشگاه مبلمان، غرفه-سازی می تواند تنها شامل اين کف باشد.
– سردرب غرفه يا کتيبه، که بسته به طرح و ساخت غرفه می-تواند از جنسهای مختلف ساخته شود و عموماً جهت نصب نام شرکت کننده نمايشگاه و لوگوی او به کار برده می شود. اين نام و لوگو می تواند از جنس استيکر، يونوليت، نئون پلاست، چلنيوم و موارد مشابه و نوآورانه باشد.
– ميز اطلاعات که اولين محل برخورد با بازديدکننده بوده و اطلاعات اوليه و بروشور و راهنمايی های کلی در آن ارايه شده و در صورت نياز، ميزبان مستقر در پشت ميز، بازديدکننده را به داخل غرفه و غرفه دار مطلع راهنمايي می کند. اين ميز ميتواند به صورت پيش ساخته يا با طراحی خاص باشد.
– فضای مذاکرات خصوصی (VIP)، که مکانی برای بحث و مذاکره و ميزبانی از مهمانان مهم است و معمولا به صورت نيمه شفاف و نيمه باز طراحی می شود و دسترسی محدودی دارد. امضای قراردادها و پيش قراردادها، ارايه بروشورها و کاتالوگهای تخصصی، معرفی ها و بازاريابی های تکميلی و موارد مشابه در اين مکان اتفاق می افتد.
– فضای مذاکرات نيمه خصوصی (CIP)، که بيشتر به صورت باز طراحی شده و جهت تحويل مهمانان گذری يا مذاکره ساده و اوليه است.
– بخش نمايش مولتی مديا يا تصويری، که اطلاعات لازم از قبيل کارکرد ماشين آلات، توليدات و خدمات به صورت صوتی و تصويری نشان داده می شود و در آن از تلويزيون، تلويزيون شهری، مانيتور، ويديو پروژکتور و موارد مشابه بسته به فضای غرفه و هزينه بهره برده می شود.
– لايت باکس، که معمولا به شکل چهارگوش و گاهاً دايره بوده و سطح رويه از جنس فلکسی فيس و بنر با پشت نوری از مهتابی يا ال ای دی است و تصاوير و پوسترهای تبليغاتی در آن نمايش داده می شود.
– استند يا ويترين کالا، از جنس نوپان، ام دی اف، پلکسی، شيشه يا به صورت پيش ساخته بوده و معمولا کالای شرکت کننده در داخل آن نمايش داده می شود و شکل و نوع و جنس آن بسيار وابسته به نوع کالا و طرح غرفه است.
– آبدارخانه يا کترينگ، معمولا به صورت پنهان از ديد طراحی و اجرا می شود و البته با يک طرح مناسب می توان اين مکان را به صورت باز طراحی نموده و بر جذبه غرفه افزود.
– انباری، به صورت پنهان از ديد طراحی شده و محل مناسبی برای قراردادن اشيا و هدايای تبليغاتی و بروشورها و لوازم شخصی غرفه داران و موارد مشابه می باشد.
– فضای آموزشی بسته به نيازمندی
– فضای گل آرايی، که بر جذابيت و زيبايی غرفه می افزايد.
– تجهيزات جانبی نيز شامل ميز و صندلی ها و يخچال و آبسردکن و وسايل پذيرايي و کامپيوترها و تلويزيونها و بسياری از لوازم ديگر بسته به طرح غرفه است.

مکان غرفه
انتخاب مکان مناسب در نمايشگاه بسيار مهم است. همانگونه که در تجارت سنتی بازار نيز قابل مشاهده است، مکان قرارگيری شما تاثير فراوانی در جذب مخاطب شما خواهد داشت. اين مکان شامل انتخاب سالن مناسب و محل غرفه مناسب می باشد. معمولاً مکانهای مناسب در نمايشگاهها، قيمت بالاتری داشته ولی با اين حال به سرعت فروخته و يا رزرو می شوند، تا حدی که شرکتهای معتبر با خريد و رزرو زودهنگام اين غرفه ها، هرساله در جای مشخص و ثابتی قرار گرفته و بازخورد ذهنی مناسبی را به بازديدکنندگان القا می کنند و هرسال به طرز ماهرانه  و ناخودآگاه در جلوی چشم ظاهر می شوند.
موقعيت غرفه نيز بسته به محل قرارگيری و چيدمان غرفه¬ها می-تواند به صورت جزيره (بدون ديوار مشترک)، شبه جزيره (با يک ديوار مشترک)، دو بر يا نبش، يک بر و ال شکل (در گوشه های سالن) باشد.

طراحی جذاب
مشتريان و بازديدکنندگان جذب غرفه های جذاب و با طرح خاص و نوآورانه می شوند. استفاده از رنگهای مناسب با ترکيب صحيح، نورپردازی و جلوه های بصری در کنار ساير عوامل میتواند بر جلب توجه نسبت به شما بيفزايد.

دسترسی مناسب
دسترسی مناسب به فضای داخلی غرفه و اجناس شما حتی به راهنمايان و غرفه داران بسيار مهم است. بازديدکننده بايستی به محض اراده بتواند با عوامل مستقر در غرفه ارتباط گرفته و سوالات و درخواستهای خود را مطرح و اطلاعات مورد نياز را دريافت نمايد.

ميزبان غرفه
ميزبان غرفه بايستی آموزش ديده، مودب و خوش برخورد بوده و اطلاعات کافی را از موضوع کار شرکت کننده داشته باشد و در صورت لزوم به طرز مناسب بازديدکننده را به کارمند متخصص مربوطه در داخل غرفه راهنمايي نمايد. همچنين پوشش و منش وی نيز بايد در سطح شخصيت شرکت بوده و باعث بازخورد منفی در بازديدکننده نگردد.

پيشنهادات ويژه
همواره طرح ها و تخفيفهای ويژه نمايشگاه در حال اجرا، بسيار جذاب و نتيجه بخش می باشد.

پذيرايی مناسب در غرفه
پذيرايی های ساده و جذاب در جلسات کوتاه مدت داخل غرفه ميتواند بسيار جذاب و به ياد ماندنی باشد. در اين زمينه بايستی از پرسنل مجرب بهره برد و مسايل بهداشتی را مدنظر داشت و در طراحی غرفه به موارد مورد نياز پرداخت.

استفاده از شبکه های اجتماعی
با استفاده مناسب از شبکه های اجتماعی می توان پيش ذهنيتی نسبت به آنچه در غرفه ارايه خواهد شد ايجاد کرد و تبليغات مناسبی جهت جذب بازديدکنندگان انجام داد.

هدايای تبليغاتی در غرفه
هدايای تبليغاتی مناسب شرکت و بازديدکننده، همواره ارزش بالايي را داشته و شما را در ذهن مشتری ماندگار می کند. در اين زمينه خلاقيت بسيار مهم بوده و بايستی شناخت کافی از مشتری کسب و انتخاب هديه بر آن اساس باشد.